Как написать правильно объяснительную?
Expertrating.ru

Юридический портал

Как написать правильно объяснительную?

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

  • 03.09.2014 – 1-й день,
  • 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
  • 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Читать еще:  Можно ли продать именные акции в количестве 10 штук?

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

  • корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
  • только точные даты, если нужно – время,
  • факты и причины сложившейся ситуации.

    Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

    Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

    Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

    Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

    Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

    Пример и правила написания объяснительной записки, образец для скачивания.

    Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.

    ○ Что такое объяснительная записка?

    Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.

    До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
    (ст. 19 Трудового кодекса РФ).

    ○ Правила составления объяснительной.

    Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.

    ✔ Структура текста.

    Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:

    • Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
    • Причинная, объясняющая проступок.

    Также нужно указать следующие факты:

    • Название организации, где трудится лицо.
    • Место составления документа.
    • Сведения о составителе (ФИО и должность).
    • Наименование документа («Объяснительная записка»).
    • Указание объяснений причин проступка.
    • Дата написания.
    • Зарегистрированный номер.
    • Подпись.

    ✔ Как сформулировать причины?

    Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.

    Главное в данном документе ­– правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:

    • Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
    • Обоснованность – укажите причины проступка.
    • Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.

    Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.

    ○ Где может пригодиться?

    Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

    ✔ Объяснительная в школу.

    Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

    Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

    Пример подобного документа приведен здесь:

    ✔ Объяснительная в институт.

    Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

    ✔ Объяснительная на работу.

    Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

    Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

    ✔ Объяснительная в полицию.

    Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

    • Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
    • Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
    • Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

    В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

    ○ Последствия отказа в составлении.

    Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.

    Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.

    Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.

    ○ Советы юриста:

    ✔ Можно ли не писать объяснительную в школу, если родители не были на собрании?

    Присутствие родителей на собраниях не является их обязанностью, поэтому объяснять причины своего отсутствия они могут исключительно по своему желанию.

    ✔ Что делать, если объяснительную не хотят принимать?

    Вам нужно вручить ее обязательно, поэтому если начальник отказывается принимать документ, отправляйте его заказным письмом с описью о вложении. Также можно предупредить о своих действиях профсоюз и комиссию по решению трудовых споров.

    Специалист Сергей Трутнев дает полезные советы, как правильно написать объяснительную записку.

    Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

    Как пишется объяснительная записка по факту выявленных нарушений при проведении проверок

    Как правило, при совершении работником дисциплинарного проступка или нарушении трудовых обязанностей начинается служебное расследование по выявленному факту. В первую очередь запрашивают объяснения у работника.

    Читать еще:  Договор поставки макулатуры образец

    p, blockquote 2,0,0,0,0 –>

    Документ, в котором он объясняет причину и суть произошедшего, называется объяснительной запиской. Как правильно оформляется и пишется объяснительная по факту выявленных нарушений разберёмся в данной статье.

    Что это за документ

    Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.

    p, blockquote 4,0,0,0,0 –>

    p, blockquote 5,0,0,0,0 –>

    На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.

    p, blockquote 6,0,0,0,0 –>

    В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

    adsp-pro-1 –> p, blockquote 7,0,0,0,0 –>

    Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.

    p, blockquote 8,0,0,0,0 –>

    Происходит это в следующих случаях:

    • работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
    • при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.

    h2 2,0,0,0,0 –>

    Какую силу имеет и на что может повлиять

    В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

    p, blockquote 10,0,0,0,0 –>

    От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

    Чем регламентируется

    В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

    p, blockquote 12,0,0,0,0 –>

    Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

    adsp-pro-6 –> p, blockquote 13,0,1,0,0 –>

    Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

    p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

    То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

    Объяснительная по факту выявленных нарушений

    Кто, кому и в какой срок её пишет

    Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

    • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
    • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
    • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
    • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

    p, blockquote 16,0,0,0,0 –>

    Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

    p, blockquote 17,0,0,0,0 –>

    p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

    Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

    p, blockquote 19,0,0,0,0 –>

    Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

    p, blockquote 20,0,0,0,0 –>

    Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

    p, blockquote 21,0,0,0,0 –>

    Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

    На основании чего она пишется

    Служебная записка пишется в двух случаях:

    • письменный запрос работодателя;
    • устное распоряжение руководителя.

    p, blockquote 23,0,0,0,0 –>

    Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

    p, blockquote 24,0,0,0,0 –>

    p, blockquote 25,0,0,0,0 –>

    Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

    p, blockquote 26,0,0,0,0 –>

    В каких случаях это происходит

    Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.

    p, blockquote 28,0,0,0,0 –>

    Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:

    • опоздание на работу;
    • уход с рабочего места раньше положенного срока;
    • прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
    • появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
    • нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
    • ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
    • систематическое нарушение должностной инструкции.

    p, blockquote 29,0,0,0,0 –>

    Этот список является далеко не исчерпывающим.

    Порядок передачи

    Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:

    1. Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
    2. Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
    3. Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
    4. Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
    5. Принятие решения о наказании.

    p, blockquote 31,0,0,0,0 –>

    Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).

    Общие правила оформления

    Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.

    Что должна содержать

    Объяснительная записка должна содержать следующие данные:

    • ФИО и должность руководителя, на имя которого она пишется;
    • ФИО и должность работника, который ее составил;
    • наименование документа, в данном случае оптимально — «объяснительная записка»;
    • текст записки. Он должен как можно более подробно содержать все детали совершенного нарушения;
    • дата составления;
    • подпись работника, ее составившего.

    Как оформить

    В законодательстве нет указаний, как должна быть составлена объяснительная, поэтому при ее оформлении руководствуются основными правилами составления документов:

    • записка может быть составлена в письменном виде или напечатана на ПК;
    • она должна содержать «шапку», в которой указываются данные работников, кому она предназначена, и кто ее написал соответственно;
    • в конце должна стоять дата составления и личная подпись работника, который писал объяснительную.
    • если записка пишется от руки, то она должна быть написана ручкой синего или черного цвета, нельзя использовать карандаш или цветные чернила.
    • почерк должен быть разборчивым, так, чтобы можно было с легкостью прочитать написанный текст.

    adsp-pro-2 –> p, blockquote 35,0,0,0,0 –>

    Это правила, которые сложились в делопроизводстве при оформлении документов, но поскольку объяснительная записка – документ, часто запрашиваемый в конфликтной ситуации, то можно ожидать, что работник позволит себе пренебречь правилами оформления.

    p, blockquote 36,0,0,0,0 –>

    p, blockquote 37,0,0,0,0 –>

    Если они незначительны, то работодателю лучше не обращать на них внимания и принять объяснительную, особенно если работник зарегистрировал ее у секретаря.

    p, blockquote 38,0,0,0,0 –>

    Пример оформления

    от главного бухгалтера

    По факту моего отсутствия на рабочем месте вчера, 12.02.2019 поясняю. В этот день у меня было сильно повышено давление, по поводу которого я обращалась в медицинское учреждение, что подтверждается приложенной справкой.

    Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку

    Начальнику об ошибках в работе

    При заполнении приходного кассового ордера я допустила следующие ошибки:

    1. Неправильно проставила дату.
    2. Неправильно указала принятую денежную сумму.

    Причина произошедшего в том, что меня отвлекли работники компании, находящие в помещении кассы для получения заработной платы.

    О неисполнении трудовых обязанностей

    Мною не было выполнено распоряжение главного бухгалтера о расчете отпускных И.А. Петрову по причине того, что данная работа не входит в мои должностные обязанности, что подтверждается приложенной должностной инструкцией.

    По факту выявленных нарушений

    По факту выявленных излишков при инвентаризации кассы могу дать следующие пояснения: по причине отсутствия разменных купюр для выдачи сдачи, мною были положены в кассу собственные средства в сумме 900 (девятьсот) рублей.

    За опоздание

    По факту моего опоздания сегодня, 13.02.2019 года могу пояснить – опоздание произошло в результате поломки троллейбуса, на котором я следовала на работу.

    Советы эксперта для сотрудников: как правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали

    Для того чтобы с помощью объяснительной попытаться смягчить наказание необходимо придерживаться следующих правил:

    • не отказываться от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказать работника;
    • излагать события и факты как можно подробнее, но при этом в тексте должны быть приведены только достоверные сведения;
    • если есть дополнительные оправдательные документы, то их можно приложить к объяснительной.

    p, blockquote 45,0,0,0,0 –>

    Тем не менее, решение о наложении взыскания и его вид будет приниматься работодателем, и будет зависеть от тяжести совершенного проступка.

    Резюме

    Объяснительная записка — это документ, которые содержит письменные объяснения работника по факту совершенных им нарушений.

    p, blockquote 47,0,0,0,0 –>

    Ее написанию предшествует запрос о даче объяснений, после которых она должна быть предоставлена работодателю в течение 2 дней.

    p, blockquote 48,0,0,0,0 –>

    Составляется она в свободной форме.

    p, blockquote 49,0,0,0,0 –>

    Какие прощальные слова коллегам при увольнении с работы можно разослать по электронной почте, а какие лучше сказать лично.

    p, blockquote 50,0,0,0,0 –>

    Получить коды статистики можно и в режиме онлайн на официальном сайте РОССТАТ.

    p, blockquote 51,0,0,0,0 –>

    Что такое диверсификация https://delat-delo.ru/spravochnik/terminy/diversifikatsiya.html и чем она полезна при построении бизнеса.

    p, blockquote 52,0,0,0,0 –>

    Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

    Читать еще:  Образец служебной записки

    p, blockquote 54,0,0,0,0 –>

    Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать – ЗДЕСЬ >>>

    p, blockquote 55,0,0,0,1 –>

    ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей – ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

    Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления

    Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.

    Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.

    Содержание этой статьи:

    В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?

    Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.

    Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.

    Цель написания объяснительной

    Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.

    В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.

    Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, больничные листы, в том числе и больничный по уходу за ребенком.

    Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса. Там указываются следующие пункты:

    • при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
    • сотрудник вправе отклонить это требование;
    • при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника дисциплинарное взыскание.

    Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:

    • отсутствие на месте в рабочее время;
    • опоздание;
    • невыполнение поручения;
    • неисполнение сроков задания.

    Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.

    Что включает в себя объяснительная

    Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.

    Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:

    1. Название организации.
    2. ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
    3. Название, а именно объяснительная записка.
    4. Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
    5. Основное содержание.
    6. Дата составления документа.
    7. ФИО составителя и его подпись.

    Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.

    Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.

    Рекомендации касательно стиля написания

    Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:

    • лаконичность изложенных мыслей;
    • правдивость информации;
    • отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
    • составление от первого лица;
    • перечисление событий в хронологическом порядке;
    • логичность построения;
    • наличие даты и личной подписи сотрудника.

    Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.

    Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).

    Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.

    Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.

    При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.

    Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.

    Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.

    Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.

    Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.

    Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.

    Кому следует представить документ

    Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.

    Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.

    Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.

    Правила составления объяснительной при опоздании

    Опоздать на работу можно по разным причинам.

    Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.

    Далее разбирается образец ее написания.

    1. В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
    2. Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
    3. Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
    4. Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
    5. В конце прописывается дата и ставится личная подпись.

    Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.

    Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.

    При этом общие принципы оформления остаются неизменными.

    Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.

    Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.

    Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».

    Образец пояснительной при опоздании

    Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.

    «31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам. Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела. К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».

    Или такой вариант.

    «Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной. Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт. После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».

    Написание записки при получении травмы

    В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.

    Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.

    Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.

    Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.

    У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.

    Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них жалобу.

    Образец пояснительной в случае невыполнения плана

    Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.

    Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.

    При невыполнении плана записка может выглядеть так.

    «Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков. Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов. Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».

    В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.

    Образец документа при невыполнении поручения

    Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.

    Далее представлен образец основного текста для объяснения сложившейся ситуации.

    «Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».

    Что учесть в нестандартных ситуациях

    Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.

    Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.

    В такой ситуации важно учесть ряд моментов.

    1. Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
    2. Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
    3. Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.

    Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.

    Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.

    Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции.

    Перед написанием объяснительной записки нужно:

    • сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
    • если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.

    Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.

    Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.

    Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.

    Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.

    Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.

    Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

    Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

    Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector