Как подтвердить факт отправки претензии?

Как правильно отправить претензию по почте с уведомлением о вручении?

Существующие в настоящее время правила делового общения между различными лицами как юридическими, так и физическими, предполагают активное использование письменной переписки.

• 8 (800) 350-02-93– Регионы
• +7 (499) 938-72-19–Москва
• +7 (812) 425-64-79–Санкт-Петербург

В частности, такая переписка осуществляется в тех случаях, когда необходимо осуществить взаимодействие относительно направления претензионной работы по различным спорным вопросам. Каким образом следует направлять досудебные претензии?

Понятие досудебной претензии

Гражданский процессуальный Кодекс Российской Федерации обязывает лиц, которые участвуют в каких-либо финансовых правоотношениях, проводить обязательную досудебную претензионную работу для того, чтобы в полном объеме решить возникающие споры до обращения в суд. Именно для таких целей и создан специальный тип документов – досудебная претензия.

В соответствии с положениями действующего гражданского процессуального законодательства под досудебной претензией следует понимать специально составленное письмо, которое направляется одним участником существующих финансовых правоотношений другому их участнику или нескольким лицам в случае существования многосторонних правоотношений. Данный документ имеет четкую цель своего создания – предложение решить возникшие спорные вопросы без обращения в судебные органы путем осуществления договора по ключевым позициям имеющихся спорных положений заключенного ранее договора или контракта либо иного соглашения, вследствие которого рассматриваемые правоотношения и возникли.

Если говорить о содержании досудебной претензии, то этот документ можно охарактеризовать следующим образом: это документ, в котором отражается суть возникших противоречий, по мнению автора претензии, а также содержатся его предложения по возможному внесудебному урегулированию спора, в том числе в части обязательного удовлетворения тех требований, которые отражают суть нарушенных обязательств того лица, к которому такие требования обращаются.

Именно по этой причине необходимо в полной мере соблюсти правила ее направления, чтобы сама претензия была вручена тем лицам, которым она адресована.

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

Несмотря на активное использование в настоящее время средств электронной связи, например, электронной почты, направление претензий путем использования услуг различных почтовых операторов, в том числе Почты России, своей актуальности не теряет. Это обусловлено тем фактом, что суды при рассмотрении поданных дел, в отношении которых проводилась предварительная досудебная работа, принимают в качестве доказательств такой работы в том числе и уведомления о вручении претензий (выступают в качестве доказательств того, что претензии не просто были составлены на бумаге, а и направлены ответчику, и он такие претензии получил). Именно по этой причине необходимо тщательно выполнить все правила, которые касаются направления документов с помощью заказных писем с уведомлением.

В настоящее время для отправления досудебных претензий посредством услуг почтовых операторов существуют два вида писем: заказное и ценное. Каждое из них может быть направлено с уведомлением и описью вложения.

Ценное письмо отличается от заказного тем, что в отношении него устанавливается объявленная ценность, то есть та сумма денежных средств, которая должна быть выплачена отправителю письма в том случае, если оно по каким-то причинам потерялось или часть находящихся в письме документов была утеряна.

Для того чтобы отправить какое-либо из таких писем, необходимо сделать следующие действия:

• обратиться к сотруднику почтового отделения, чтобы получить у него опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма;
• составить опись вложения, если отправка письма осуществляется с таковым. В описи необходимо указать абсолютно все документы, которые вкладываются в конверт, а также иные носители информации, например, фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик;
• вложить все документы в письмо и подготовить его к проверке работником почты;
• на описи ставится печать и заверяющая ее верность подпись сотрудника почтового отделения, которые подтверждают правильность ее составления и совпадение содержания документа с тем, что фактически находится в конверте;
• один экземпляр описи должен быть возвращен отправителю письма, а второй вместе со всеми документами запечатывается в конверт для последующей отправки потенциальному ответчику по такой претензии.

Однако при отправлении ценного письма следует помнить о том, что оно может быть не выдано получателю по той причине, что представитель получателя не имеет полномочий на такое взаимодействие с почтовым отделением (на основании действующей доверенности, выданной представителю получателя его руководителем, могут выдаваться, например, только заказные письма, а на выдачу ценных писем требуется дополнительная доверенность).

Отправление посредством электронной почты

Электронные средства связи позволяют отправлять и получать различную корреспонденцию гораздо быстрее. Однако в том случае, если досудебная претензия отправляется посредством электронной почты, следует помнить о том, что при отправке такого письма независимо от того, об использовании какого почтового сервиса идет речь, нужно сформировать электронное письмо таким образом, чтобы при его прочтении было получено письмо о таком действии со стороны получателя (как правило, это можно сделать с помощью специальной отметки о прочтении, которую дают возможность поставить практически все почтовые сервисы, существующие в настоящее время).

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

• заверить электронной подписью все документы, которые выступают в качестве приложения к электронному письму и самой претензии;
• сформировать собственно электронное письмо;
• указать в тексте, что необходима отметка о прочтении такого письма (большинство почтовых серверов осуществляет отправку отчета о прочтении в виде самостоятельного электронного письма, в котором обязательно зафиксированы реквизиты того письма, ответ о прочтении которого и должен быть направлен);
• направить письмо по адресу потенциального ответчика.

Полученный ответ о прочтении и будет являться подтверждением получения самой претензии.

Именно с этой даты и следует начинать отсчет того времени, в течение которого будет происходить обработка полученной претензии потенциальным ответчиком и подготовка ответа на врученный документ. Суд при рассмотрении дела также будет ориентироваться на бумажный вариант претензии, а также на сроки, которые характерны для вручения и подготовки ответа на бумажные экземпляры претензий.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!

Соблюдение претензионного порядка в арбитражном процессе

В последнее время наблюдается тенденция к росту числа обращений граждан за судебной защитой, что свидетельствует о повышении доверия граждан к судебной власти, уверенности в способности органов правосудия профессионально и эффективно защитить их права и законные интересы. Вместе с тем это влечет увеличение нагрузки судей и работников аппаратов судов.

В этих условиях все возрастающее значение приобретает проблема оптимизации судебной нагрузки, решение задачи обеспечения права граждан на справедливое и публичное судебное разбирательство в разумные сроки.

С 1 июня 2016 года законодатель ввел обязательный претензионный порядок урегулирования спора в арбитражном процессе.

Согласно части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором.

Иные споры, возникающие из гражданских правоотношений, передаются на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора только в том случае, если такой порядок установлен федеральным законом или договором.

Экономические споры, возникающие из административных и иных публичных правоотношений, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора в случае, если такой порядок установлен федеральным законом.

Несоблюдение претензионного порядка является основанием для возвращения искового заявления или для оставления искового заявления без рассмотрения.

Досудебный порядок урегулирования экономических споров представляет собой взаимные действия сторон материального правоотношения, направленные на самостоятельное разрешение возникших разногласий. Лицо, считающее, что его права нарушены действиями другой стороны, обращается к нарушителю с требованием об устранении нарушения. Если получатель претензии находит ее доводы обоснованными, то он предпринимает необходимые меры к устранению допущенных нарушений, исключив тем самым необходимость судебного вмешательства. Такой порядок ведет к более быстрому и взаимовыгодному разрешению возникших разногласий и споров.

В обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 4, утвержденном Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 23 декабря 2015 года, разъяснено, что претензионный порядок урегулирования спора в судебной практике рассматривается в качестве способа, позволяющего добровольно без дополнительных расходов на уплату госпошлины со значительным сокращением времени восстановить нарушенные права и законные интересы. Такой порядок урегулирования спора направлен на его оперативное разрешение и служит дополнительной гарантией защиты прав.

Из приведенных положений следует, что установление обязательности досудебной стадии призвано обеспечить более оперативное, менее формализованное и затратное (в сравнении с судебным процессом) разрешение споров.

Какие же требования предъявляются к претензии?

Российским законодательством не установлено каких-либо требований к форме и содержанию претензионного письма, подлежащего направлению в соответствии с положениями части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Следует полагать, что претензия должна содержать дату ее составления, наименование, адрес места нахождения лица, направившего претензию, наименование, адрес места нахождения лица, к которому предъявлена претензия, описание обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии, обоснование, расчет и сумму требования, перечень прилагаемых документов, подтверждающих обстоятельства, изложенные в претензии, фамилию, имя и отчество, должность лица, подписавшего претензию, его подпись.

Частью 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации установлено, что споры могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии.

Так, определением суда первой инстанции, оставленным без изменения судом апелляционной инстанции, исковое заявление было возвращено истцу в связи с тем, что им не был соблюден досудебный порядок урегулирования спора.

В качестве доказательства соблюдения досудебного порядка урегулирования спора истец ссылался на то, что в исковом заявлении имеется примечание следующего содержания: «Настоящее исковое заявление является одновременно претензией, адресованной ответчику в порядке части 5 статьи 4 АПК РФ».

Суды первой и апелляционной инстанции указали на то, что согласно части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации направление или вручение претензии (требования) должно быть произведено за 30 дней до подачи искового заявления.

Если же исковое заявление принято судом к производству до истечения 30-дневного срока, установленного для предъявления претензии, суд должен выяснить, имеются ли у сторон намерения для урегулирования спора мирным путем.

Поскольку претензионный порядок разрешения споров служит целям добровольной реализации гражданско-правовых санкций без участия специальных государственных органов, суд должен исходить из реальной возможности разрешения конфликта между сторонами при наличии воли сторон к совершению соответствующих действий, направленных на самостоятельное урегулирование спора. При наличии доказательств, свидетельствующих о невозможности реализации досудебного порядка, иск подлежит рассмотрению в суде.

Если из материалов дела не усматривается намерение ответчика добровольно и оперативно урегулировать возникший спор во внесудебном порядке, как после получения претензии, так и после получения иска, оставление иска без рассмотрения может привести к необоснованному затягиванию разрешения возникшего спора и ущемлению прав одной из его сторон.

Претензионный порядок урегулирования спора не может считаться не соблюденным, если ответчик получил претензию, но при этом им не совершено каких-либо действий, направленных на урегулирование спора.

Так, решением суда первой инстанции исковое заявление было удовлетворено в полном объеме.

Ответчик, обжалуя решение суда, заявил возражения относительно выводов суда о соблюдении истцом досудебного порядка урегулирования спора, указал на то, что представленная в материалы дела претензия не является доказательством соблюдения указанного порядка, поскольку 30-дневный срок, предоставленный для ответа на претензию, не истек.

Оставляя без изменения решение суда первой инстанции, суд апелляционной инстанции указал на то, что в письменной претензии истец предложил ответчику в течение 5 рабочих дней с момента ее получения в добровольном порядке произвести оплату задолженности по реквизитам, указанным в названном документе. Между тем, в материалах дела отсутствовали сведения о каких-либо мерах, принятых ответчиком в установленный для ответа срок по мирному урегулированию спора, равно как и в процессе рассмотрения спора судом.

С учетом целей и задач, для которых применяется институт досудебного урегулирования спора, довод заявителя апелляционной жалобы о несоблюдении истцом досудебного порядка урегулирования спора был признан судом апелляционной инстанции несостоятельным.

Доказательством соблюдения истцом досудебного (претензионного) порядка урегулирования спора с ответчиком является копия претензии и документы, подтверждающие ее направление ответчику. К числу последних относится почтовая квитанция (при отправке документов заказным или иным ценным письмом), заверенная выписка из журнала записей факсимильных сообщений (при отправке документов по телетайпу или факсу) либо копия самой претензии, содержащая отметку ответчика о принятии документов (в том случае, если документы вручены лично).

Так, определением суда первой инстанции, оставленным без изменения постановлением суда апелляционной инстанции, исковое заявление было оставлено без рассмотрения в связи с тем, что истец не доказал факт направления претензии ответчику.

В подтверждение соблюдения претензионного порядка урегулирования спора истцом представлена претензия от 16 октября. Истец, обосновывая отправку данной претензии, представил реестр на отправку почтовой корреспонденции от 16 октября с оттиском печати почтового органа.

Между тем, представленный истцом реестр почтовой корреспонденции не содержал данных о приеме корреспонденции почтовым органом (не имелось подписи сотрудника почтового органа) и не свидетельствовал о дальнейшей отправке претензии адресату, в материалы дела не была представлена почтовая квитанция о направлении указанной претензии в адрес ответчика. При этом ответчик в суде оспаривал получение претензии.

Оценив данные документы, представленные истцом, суд пришел к выводу, что из приложенного реестра не представляется возможным сделать вывод о фактическом направлении истцом претензии, поскольку отсутствуют сведения об оплате почтового отправления и номере почтового идентификатора. В связи с изложенным, суд признал доводы истца о соблюдении обязательного досудебного порядка, в отсутствие объективных данных о направлении претензии, а также получении этой претензии ответчиком, необоснованными и недоказанными.

Актуальным остается вопрос о том, будет ли считаться соблюденным претензионный порядок, если претензия направлена не по адресу места нахождения юридического лица, а по адресу его филиала.

Так, судом первой инстанции исковые требования были удовлетворены в полном объеме.

Ответчик, обжалуя решение суда, указал на то, что судом первой инстанции допущено нарушение норм процессуального права, поскольку истцом не был соблюден претензионный порядок урегулирования спора, так как претензия истцом была направлена по адресу места нахождения филиала ФГУП «Почта России», тогда как ответчиком по делу выступало ФГУП «Почта России» с местом нахождения в Москве.

Суд апелляционной инстанции признал довод ответчика о несоблюдении истцом претензионного порядка урегулирования спора несостоятельным, поскольку пунктом 2 статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

В соответствии с абзацем 6 пункта 63 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Если претензия истца была получена филиалом ответчика, он имел возможность установить содержание претензии, то это свидетельствует о соблюдении претензионного порядка.

Интересным является тот факт, что обществом с ограниченной ответственностью «СИБТЕК» была оспорена конституционность части 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российского кодекса.

В своей жалобе в Конституционный Суд Российской Федерации общество с ограниченной ответственностью «СИБТЕК» указало, что часть 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации противоречит статьям 34, 45, 46, 118 и 123 Конституции Российской Федерации.

Конституционный Суд Российской Федерации отказал в принятии к рассмотрению жалобы, указав на то, что установленная частью 5 статьи 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации обязательность досудебного урегулирования сторонами спора, возникающего из гражданских правоотношений, за исключением дел, перечисленных в этом же законоположении, направлена на стимулирование спорящих лиц оперативно разрешить возникшие между ними разногласия без обращения в суд и задействования механизмов государственно-правового принуждения. В случае если меры по досудебному урегулированию спора не приведут к разрешению спора, сторона, полагающая свои права, свободы и законные права нарушенными, не лишена права обратиться за их защитой в суд (определение Конституционного Суда Российской Федерации от 25.05.2017 № 1088-О).

Таким образом, Конституционный Суд Российской Федерации пришел к выводу, что оспариваемое законоположение не может рассматриваться как нарушающее перечисленные в жалобе конституционные права заявителя в его конкретном деле.

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что судебная практика по вопросу надлежащего установления и соблюдения претензионного порядка только начинает складываться, и должно пройти еще достаточно много времени, чтобы сделать точные выводы о том, какие юридические факты считаются надлежащим установлением и соблюдением претензионного порядка или иного досудебного урегулирования спора.

Одним из основных плюсов введения института претензионного порядка урегулирования спора является развитие и совершенствование российского процессуального законодательства в части развития альтернативных способов урегулирования споров, которые в дальнейшем могут позволить сократить судебную нагрузку.

Претензионный порядок разрешения споров служит целям добровольной реализации гражданско-правовых санкций без участия специальных государственных органов. При невозможности реализации досудебного порядка иск подлежит рассмотрению в суд

С 1 июня 2016 года законодатель ввел обязательный претензионный порядок урегулирования спора в арбитражном процессе. Порядок регулируется частью 5 статьи 4 АПК РФ.

АННА МИЛОСЕРДОВА, ПОМОЩНИК СУДЬИ АРБИТРАЖНОГО СУДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 12 (182) дата выхода от 20.12.2017.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

Возможные варианты направления претензии

1. Конструктор документов >
2. Статьи >
3. Особенности претензий >
4. Возможные варианты направления претензии

Досудебную претензию важно не только правильно оформить с юридической точки зрения, но еще правильно вручить лицу, которое не желает выполнять свои обязанности. Но какими способами направляется претензионное письмо? Можно ли отправить претензию по электронной почте для экономии своего времени? И что делать, когда претензия была успешно проигнорирована?

Как можно направить претензию?

Для вручения претензионного письма применяются следующие способы:

1. передача при личной встрече конфликтующих сторон;
2. вручение заказным письмом;
3. отправка при помощи электронного ящика.

Рассмотрим подробнее каждый из этих методов. В независимости от того, какой вариант направления претензии выберет ее автор, он должен иметь доказательства направления претензии ответчику.

Личное вручение

Чтобы вручить претензионный документ лично, необходимо прийти в компанию юридического лица или по адресу проживания физического лица. Если претензия вручается:

1. юридическому лицу, то документ лучше всего передать в руки прямо руководителю компании или секретарю. При этом потребуйте, что на вашем экземпляре документа поставили дату получения. На копии также должна присутствовать печать компании, подпись и ФИО лица, которое принимает претензию.
2. физическому лицу при личной встрече, то рекомендуется потребовать поставить на вашей копии дату получения, подпись и ФИО получателя. Дополнительной страховкой станет присутствие нескольких свидетелей, которые в случае судебных разборок смогут подтвердить факт передачи претензионного письма. Свидетелем не может быть родственник автора претензии. Если ответчика не получается застать дома, можно приклеить досудебною претензию к двери квартиры или дома. В этом случае важно сделать несколько фотографий приклеенного документа. Это позволит отправителю зафиксировать момент надлежащего уведомления о претензии.

Как показывает практика, ответчики в редких случаях спешат исполнять требования претензии. Чтобы продемонстрировать получателю всю серьезность требований автора, лучше всего отправить претензионное письмо через почту.

Нюансы вручения претензии через почтовое отделение

Отправка досудебной претензии с помощью почтового отделения является самым законным способом сообщить недобросовестному лицу о предъявлении требований в его адрес. Претензия будет направлена получателю заказным письмом. В конверте получатель найдет образец претензии, а также опись вложения. Отправляя заказное претензионное письмо, отправитель должен приготовиться к одному из следующих исходов:

1. получатель получил письмо. В таком случае автор претензии сможет получить уведомление о вручении документа в руки получателя. Данное уведомление можно использовать во время судебного разбирательства как доказательство того, что получатель знал о предъявленных требованиях ему, но ничего не сделал для их выполнения. На бланке уведомления будет стоять личная подпись ответчика, дата вручения, а также штамп почтового отделения;
2. получатель не получил заказного письма. Если ответчик по каким-либо причинам не принял досудебной претензии от сотрудника почты, она будет возвращена обратно своему автору. В таком случае на конверте заказного письма будет пометка о том, что должник уклоняется от получения претензии или по этому адресу он не проживает. Возвращенное письмо с отметкой станет также хорошим доказательством того, что отправитель имел желание разрешить спор в досудебном порядке.

В случае успешного вручения претензионного заказного письма ее автору следует подождать на реакцию получателя. Если ответчик не пожелал разрешить проблему мирно, нужно обращаться в суд.

Отправление претензии на электронный ящик

Хотя надлежащее направление претензии возможно с помощью электронной почты, здесь необходимо помнить о некоторых нюансах, выбирая этот способ отправки претензии. Мнения судов об использовании электронного ящика для предъявления претензии расходятся:

1. с одной стороны судьи не признают доказательств о направлении претензионного электронного письма;
2. с другой стороны судьи считают, что электронная почта – это один из возможных способов решения споров, ведь в законодательстве не определен перечень запрещенных методов для вручения претензии;

Но проанализировал судебную практику, можно сделать вывод, что направлять претензию можно при помощи электронной почты эффективно, если в договоре между контрагентами она указана в качестве способа для решения различных споров. После отправки электронной претензии в отправителя должно быть подтверждение направления претензии. Таким доказательством станет, например, скрин отправленной досудебной претензии.

Можно ли претензию направить по электронной почте

Развитие не стоит на месте. В данный момент оно охватывает разные сферы человеческой жизнедеятельности. С недавних пор технологии вошли и в судебные разбирательства. Теперь досудебную претензию можно отправить и в электронном виде на почту. Такие действия не являются нарушением. К сожалению, здесь есть не только положительный момент, который заключается в простоте отправки и сокращении временных затрат, но и некоторые негативные факторы.

В каких случаях стоит направлять претензию

До недавних пор, направление претензий в России было не обязательным. Но, после внесения поправок в АПК РФ в 2016 году, это стало необходимостью. Без таких исков суд может отказать в рассмотрении дела.

О том, как важно соблюдение претензионного порядка, знают все. Особенно для арбитражного процесса, где по делам искового производства его соблюдение обязательно, независимо от того, предусмотрен он соглашением или нет.

Направление претензии почтой

Основной целью применения досудебных претензий, является регулирование хозяйственных и потребительских споров, которые подкреплены правоустанавливающими договорами на основе ГК РФ. Если такие документы отсутствуют, нет смысла направлять претензию. Причины для начала составления досудебного разбирательства:

• жалоба покупателя касательно некачественного товара, подкреплена чеком о совершении покупки;
• урегулирование материальных споров между банком и заемщиком, относительно возврата кредитной задолженности;
• прошение заказчика на возврат денежных средств от исполнителя за некачественно выполненную работу или нарушение сроков, указанных в договоре;
• обвинение водителя в нарушении внутренних правил перевоза пассажиров;
• вопросы, связанные с изменением содержания или расторжением определённого договора.

Важно! Именно в таких случаях стоит направлять претензию на досудебный процесс в исполнительные органы. Если имеются иные причины, за дополнительной консультацией следует обратиться к юристу, который поможет в решении данной проблемы и окажет услуги в сборе, подготовке и отправке документов.

Чтобы претензия была эффективной и истец достиг своей цели, стоит соблюдать некоторые правила, касательно содержания прошения:

• требования должны быть чётко сформулированы;
• материальное возмещение должно быть обосновано (наличие чеков, квитанций, бухгалтерского отчёта);
• стоит указать обстоятельства, на которых основано прошение;
• необходимо ссылаться на конкретную норму закона;
• вложить опись предоставляемых документов;
• указать свидетелей по делу (если такие имеются).

При несоблюдении этих правил досудебный орган может признать претензию неправомерной, и принять её как обыкновенное письмо с жалобой.

Как направить претензию и зафиксировать ответ на неё

Отправка документов несет в себе информативный характер. Зачастую отправитель надеется, что письмо дошло до получателя и надеется на ответ. Досудебные жалобы относятся к ряду документов, при отправлении которых необходимо иметь подтверждение основных моментов:

• действительность отправки;
• содержание пакета;
• факт получения.

Главной задачей является фиксация прохождения претензии этих этапов — это поможет доказать правильность выполнения досудебного порядка, которое является основным фактором для принятия положительного решения по делу.

После получения письменной претензии уполномоченный обязан дать на неё ответ, который должен быть зафиксирован в письменной форме и содержать одно из трёх решений:

1. Частичное удовлетворение прошения.
2. Полное подтверждение требований.
3. Отказ.

В случае недостачи определённых документов контрагент имеет право запросить их, указав при этом срок выполнения. После поступления всех необходимых актов прошение должно быть рассмотрено в срок, который указан в документе. Если такого нет, он равняется 30-ти дням.

При полном либо частичном удовлетворении ответ будет содержать сумму материального возмещения, сроки и способ удовлетворения претензии. При отказе контрагент обязан указать не просто причины, а ссылаться на нормативно-правовые акты, согласно которым претензия осталась неудовлетворённой.

Важно! Вместе с ответом истцу возвращается весь пакет документов, который был направлен. Также уполномоченный может дополнительно приложить извлечение из законодательной базы, который будет содержать статьи, подтверждающие отказ.

Варианты направления претензий

По мере экономического и социального развития, совершенствования информационных технологий, вносятся поправки и изменения в законодательство РФ. На 2018 год, положение ГК РФ относительно претензий наполнилось объёмом. Теперь статья раскрывает не только основные положения и этапы подачи претензий, но и указывает на возможные способы их направлений:

• Подавать лично. В данном случае заявление, вместе с дополнениями, истец может подать самостоятельно в исполнительный орган, либо направить через курьера. При этом пакет документов должен содержать дополнительный акт — уведомление о получении, в котором контрагент во время приёма претензии обязан указать свои данные.
• Отправка претензии заказным письмом с уведомлением. Данный способ очень удобен, ведь дополнительно к конверту с документами прикладывается опись, которая несёт не только информативный характер, но и юридически подтверждает наполнение конверта необходимыми документами. Дополнительный плюс — извещение о получении претензии.
• Электронное письмо. Многие задаются вопросом: «Можно ли претензию направить по электронной почте?». Такие действия не являются ошибкой. Направление претензии по электронной почте разъяснения ВС РФ — это самый новый способ, но широко применяемый. Отправлять претензию таким способом стоит только в случае соглашение обеих сторон. Ведь великий риск, что письмо с претензией останется на почте не прочитанным.

Чтобы избежать этого, стоит уведомить получателя о том, что претензия вместе с дополнительными документами будет направлена на электронный адрес. Юристы рекомендуют использовать такой тип оповещения только в случае нахождения за пределами РФ либо за неимением времени, дабы уберечься от всех рисков.

Важно! Если дело дойдёт до суда, доказательством соблюдения порядка направления претензии истцом будет копия иска и документ, подтверждающий отправку и доставку. Заявление будет рассмотрено, даже если не будет доказательств, факта получения претензии.

При выборе любого из способов юристы рекомендуют направлять вложения к претензии, которые подтверждают требования, в двух экземплярах. Такими дополнительными документами могут быть акты о проделанной работе, чеки, либо другие бухгалтерские документы, в которых видна конкретная сумма задолженности, либо расходов, что соответствуют размеру материального возмещения.

Вложение к претензии

Признание материалов, посланных по почте, судом

Имеют ли юридическую силу претензии, отправленные по электронной почте? Да, точно так же, как и доставленные обычным способом. Ведь все документы, независимо от способа отправки вносятся в единый журнал реестра и учёта входящей корреспонденции.

Дополнительным требованием для электронных писем является обязательная их распечатка, это характеризирует правильный порядок подачи. Уполномоченный обязан распечатать письмо в оригинальном виде, с указанием точной даты и времени получения электронного документа. Только при наличии данных реквизитов, суд признает такие материалы подлинными.

Какой способ отправки претензии предпочтителен

При выборе способа направления жалобы, стоит помнить, что главным для досудебного разбирательства является соблюдение всех норм и порядка обращения. Но как отправить претензию по почте с уведомлением о вручении? Юристы рекомендуют выслать претензию заказным письмом с получением подтверждения. Такой способ является предпочтительным по нескольким причинам:

• перед подачей конверта, его содержимое полностью проверяется, каждое вложение вноситься в опись (указывается название документа, количество страниц и экземпляров);
• доставка письма происходит в короткие сроки, благодаря чему, у контрагента будет больше времени для ознакомления с документом и проверки данных;
• при вручении конверта контрагент указывает свои контактные данные: ФИО, должность, поставит дату получения, подпись и личную печать.
• после получения письма отправителю курьер предоставляет документ, подтверждающий вручение претензии должностному лицу.

На заметку! Юристы напоминают, что затягивать с подачей претензии не стоит, ведь она эффективна в первые месяцы после нарушения условий договора. Именно такой порядок поможет решить спор между сторонами без фактического обращения в суд.

Такой способ является более эффективным, ведь у истца остаётся копия описи пакета документов и лист факта получения письма. Именно эти бумаги (особенно если дело дошло до суда) могут сыграть на пользу истцу.

Это основные принципы, согласно которым стоит действовать при написании и отправлении претензии. Именно грамотный подход позволит сделать всё своевременно, а соответственно, защитить свои потребительские права.

Как правильно вручить досудебную претензию?

Договоры – это всегда риск. Даже если все условия были закреплены на бумаге, не исключено, что что-то может пойти не так. В таком случае важно знать, как грамотно урегулировать конфликт с контрагентом. Самая лучшая стратегия – не доводить спор до суда. В этом может помочь досудебная претензия (говоря языком Закона – претензионный порядок урегулирования спора). И даже если не получится, использование претензии может быть важным условием для обращения в суд. Итак, начнем с самого начала…

Что такое досудебная претензия?

Досудебная Претензия — это документ, который необходимо направить контрагенту для урегулирования спора. В общих чертах процедура заключается в том, что в случае наличия каких-либо сомнений по поводу соответствия товара тому, что было согласовано в договоре, необходимо, прежде всего, направить соответствующую претензию предполагаемому нарушителю и предоставить ему определенный срок на устранение недостатков. И только если никакой реакции не последует или если другая сторона не признает наличия нарушений, можно обращаться с иском в суд. Так в общих чертах выглядит претензионный порядок урегулирования спора.

Где искать требования к претензиям?

Основная статья, посвященная досудебной претензии, находится в Гражданском кодексе. Это статья 165.1. В ней содержатся основные требования к претензии. Также следует обратить внимание на статью 132 Гражданского процессуального кодекса и статью 126 Арбитражного процессуального кодекса. В них содержится перечень документов, которые необходимо приложить к исковому заявлению при обращении в суд общей юрисдикции или в арбитражный суд. И в обоих случаях приложение документа, доказывающего соблюдение претензионного порядка, является обязательным условием. В случае если такой документ не будет приложен, оба Кодекса предусматривают, что исковое заявление оставляется судом без рассмотрения (статья 148 Арбитражного процессуального кодекса, статья 222 Гражданского процессуального кодекса).

Однако в обеих статьях (статье 126 АПК и статье 132 ГПК) сказано о том, что приложение к исковому заявлению документов, подтверждающих соблюдение претензионного порядка, является необходимым, только если соблюдение претензионного порядка является обязательным для сторон. В каких же случаях соблюдение претензионного порядка является обязательным?

Когда нужно соблюсти претензионный порядок?

Претензионный порядок должен быть соблюден сторонами в двух случаях.

Первый случай — если в законе прямо сказано о том, что претензионный порядок является обязательным. Например, для споров с туроператорами — ч. 7 ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», споров при изменении, расторжении договора — ч. 2 ст. 452 Гражданского кодекса РФ (часть первая), споров при расторжении договора аренды — ч. 3 ст. 619 Гражданского кодекса РФ. В законе прямо устанавливается, что претензионный порядок обязателен, и устанавливается срок – это либо «разумный срок», либо конкретный, например 10 дней.

Второй случай — если стороны в договоре установили, что соблюдение претензионного порядка является обязательным. То есть по желанию сторон абсолютно в любом договоре может быть установлено такое условие. Удобство установления претензионного порядка заключается в том, что, во-первых, сохраняется шанс договориться с контрагентом мирно. Во-вторых, в случае если договориться не удастся, претензионный порядок будет иметь существенное значения в процессе доказывания. Например, если контрагент получил претензию, но при этом не зафиксировал информацию, доказывающую его добросовестность, или, наоборот, если он уничтожил все имеющиеся доказательства, его поведение будет оценено судом как недобросовестное и принято во внимание при вынесении решения.

Как правильно направить претензию?

Итак, если закон устанавливает обязательный претензионный порядок или если вы сами приняли решение установить его в договоре, крайне важным является соблюдение всех необходимых формальностей, связанных с содержанием претензии, сроком ее направления, адресом получателя.

Самый разумный и удобный вариант — оговорить все эти нюансы напрямую с контрагентом. То есть прямо и недвусмысленно прописать в договоре, в течение какого срока с момента обнаружения нарушений необходимо составить и направить претензию, что в претензии необходимо указать, по какому адресу будет доставлена досудебная претензия, какой срок устанавливается для ответа на полученную претензию. Согласование этих деталей сделает претензионный порядок эффективным инструментом разрешения конфликтов, который может сэкономить очень много сил и времени.

Если же обстоятельства сложились таким образом, что порядок не оговорен, будут действовать общие правила, установленные в законе. Если нет соглашения сторон, они действуют «по умолчанию».

Как скоро нужно отреагировать на нарушение и направить претензию?

В законе или в договоре (в зависимости от того, где предусмотрен обязательный претензионный порядок) указывается, в какой срок с момента обнаружения нарушений должна быть направлена претензия. Соответственно, возникает вопрос — что будет в случае нарушения такого срока? На самом деле, ничего. Судебная практика исходит из того, что нарушение срока направления претензии не влияет на соблюдение претензионного порядка. Но при этом такая претензия должна быть направлена в рамках срока исковой давности (по общему правилу — три года). Такой вывод содержит п. 46 постановления Пленума ВАС РФ от 06.10.05 № 30. Однако такой подход является общим для судебной практики в целом.

Контрагент уклоняется от получения претензии — что делать?

Прежде всего, будет действовать п. 1 ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ. Она устанавливает, что, досудебная претензия влечет юридические последствия с момента доставки соответствующего сообщения контрагенту или его представителю. При этом чрезвычайно важно, что сообщение считается доставленным и в тех случаях, когда оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Ввиду особой значимости этого правила, Верховный Суд дал весьма ценное разъяснение: если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения, риск неполучения поступившей корреспонденции несет именно адресат. Поэтому, направляя претензию, важно иметь доказательство того, что она была направлена. Этого будет достаточно. Нежелание вашего контрагента с ней ознакомиться значения не имеет.

Что писать в претензии?

Также немаловажно и содержание претензии. Здесь нет никаких секретов. Нужно подробно указать, от кого исходит претензия и кому она адресуется, подробно описать суть возникших разногласий. Желательно даже озаглавить обращение «Досудебная Претензия». Это важно, потому что порой суды отказывают в признании претензионного порядка соблюденным на основании того, что сообщение, направленное в качестве претензии, настолько лаконично, что не дает возможности понять суть требований, или нельзя установить от кого исходит претензия, кому она адресована. Например, в судебной практике встречаются случаи, когда лицо направляет сообщение, в котором содержится предложение провести переговоры, и впоследствии настаивает, что это и было соблюдение претензионного порядка. Суды в таких случаях могут не признать сообщение, направленное контрагенту, претензией. Поэтому в претензии все должно быть сформулировано четко и недвусмысленно. «От кого — в чем суть требований — кому».

Как лучше отправить претензию?

Закон не содержит никаких обязательных требований и оставляет сторонам простор для фантазии. Претензию можно направить по электронной почте, заказным письмом, вручить лично, передать через нотариуса. Как угодно. Форму претензии можно напрямую оговорить в договоре или, если соглашения сторон по этому поводу нет, избрать произвольно. Главное правило, которое следует соблюсти, — факт отправки претензии должен быть доказан. Поэтому самые надежные и удобные способы (в порядке убывания) — вручение через нотариуса, отправка заказным письмом с отметкой о вручении, вручение лично в присутствии свидетелей. А вот направление претензии по электронной почте не рекомендуется, потому что судебная практика на данный момент настороженно относится электронной переписке как к доказательству. Основная проблема в том, что, по мнению суда, электронная почта и все эти новомодные способы обмена информацией не позволяют установить, от кого конкретно исходит сообщение, за компьютером мог находиться кто угодно, такие случаи встречаются, и суды очень внимательно относятся к ним. Потому с электронной перепиской следует быть осторожным, и предпочтение лучше отдать традиционной почте. Потому что первое, что скажет ваш оппонент в суде о своем e-mail: «я этого не отправлял», и не факт, что суд не согласится с ним.

Куда отправлять претензию?

Этот вопрос очень часто встает на практике. Хотя эту проблему можно легко исключить на самом раннем этапе. Просто согласуйте в договоре с вашим контрагентом адрес, по которому досудебная претензия должна быть направлена. Это самый удобный путь сотрудничества, потому что впоследствии, в случае изменения адреса, можно внести соответствующие изменения. Это гарантирует то, что вы останетесь «на связи» с контрагентом и что он получит претензию. Поэтому если вы настроены на долгое продуктивное сотрудничество, такой порядок будет оптимальным.

Но если ничего конкретного сторонами не было оговорено, следует отправить претензию на все известные вам адреса. Как минимум, известным будет считаться адрес, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц, потому что реестр является открытым, и информацию из него может получить каждый. Таким образом, досудебный порядок урегулирования спора будет считаться соблюденным, если организация направила претензию на все известные ей адреса ответчика. Если организации известно только место нахождения получателя, указанное в ЕГРЮЛ, досудебный порядок урегулирования спора будет считаться соблюденным при направлении претензии на указанный адрес.

Однако в тех случаях, когда лицо, заявляющее претензию, располагает сведениями об иных адресах контрагента (например, если место нахождения, указанное в уставе организации и в ЕГРЮЛ, не совпадает с ее фактическим адресом, указанным в договоре или если до этого сообщения контрагенту направлялись на определенный адрес), то отправить претензию следует сразу на все эти адреса. В случае обращения в суд это послужит подтверждением того, что истец приложил все усилия для соблюдения претензионного порядка разрешения спора.

Кто подписывает претензию?

Помимо всего прочего, важно, чтобы досудебная претензия была подписана уполномоченным на то лицом. Для физических лиц — это вы сами или ваш представитель. Для юридических лиц — то лицо, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности. Оно указано в уставе и в ЕГРЮЛ. Если претензия подписана кем-то другим, то обязательно необходимо наличие доверенности, предоставляющей такому лицу право действовать от имени организации. Если досудебная претензия подписана неуполномоченным на то лицом, претензионный порядок не будет соблюден.