Командировочные расходы водителям грузовых автомобилей
Expertrating.ru

Юридический портал

Командировочные расходы водителям грузовых автомобилей

Водители грузового автотранспорта направляются в дальние командировки на территории РФ. За период командировки работникам начисляется заработная плата, которая включает оплату за отработанное время по тарифной ставке, премию, доплату за классность. Сколько часов рабочего времени в сутки допускается оплачивать водителям, находящимся в командировке? Как компенсируется работа в выходные дни?

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).
Из приведенного определения можно сделать вывод, что возможны две различные ситуации.
Ситуация 1. В соответствии с условиями трудового договора в обязанности водителя входят поездки в пределах одного населенного пункта или с выездом из него, но в течение одних суток.
Если такой водитель по распоряжению руководителя организации будет направлен в другой населенный пункт и продолжительность такой поездки свыше суток, то поездку следует квалифицировать как служебную командировку и возмещать работнику расходы в соответствии со ст.168 ТК РФ.
При этом на период командировки за работником может сохраняться средний заработок (ст.167 ТК РФ) либо дни командировки оплачиваются в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда и условиями трудового договора.
Ситуация 2. Условиями трудового договора предусмотрено, что в обязанности работника входит доставка грузов в другие населенные пункты (отдаленные).
В этом случае поездка водителей не является командировкой. Поэтому возмещение командировочных расходов (в том числе суточных) не производится.
В то же время считается, что работа водителей носит разъездной характер (т.е. условия работы отличаются от нормальных), поэтому им должны быть установлены надбавки за разъездной характер работы.
Ранее размер надбавок за разъездной характер работы устанавливался в соответствии с Приложением к Постановлению Минтруда России от 29.06.1994 N 51. В настоящее время названное Постановление утратило силу (Постановление Минтруда России от 26.04.2004 N 60).
Отмена Постановления N 51 не означает отмену указанных надбавок. В соответствии со ст.149 ТК РФ при выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (к таким условиям, на наш взгляд, можно отнести и разъездной характер работы), работнику производятся соответствующие доплаты, предусмотренные коллективным, трудовыми договорами. Размеры доплат не могут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
При установлении размера надбавки (доплаты) за разъездной характер работы работодатели могут (хотя и не обязаны) воспользоваться действующими ранее правилами, в соответствии с которыми размер надбавки составлял:
– 15% от месячной тарифной ставки (оклада) работника, если водитель работает на междугородных рейсах менее 12 дней в месяц;
– 20% от месячной тарифной ставки (оклада), если водитель работает на междугородных рейсах 12 и более дней в месяц.
Такие надбавки не рассматриваются как компенсационные выплаты, а включаются в состав заработной платы работника и не освобождаются от обложения НДФЛ и ЕСН.
При направлении водителя грузового автомобиля в командировку необходимо соблюдать Межотраслевые правила об охране труда на автомобильном транспорте (Приложение к Постановлению Минтруда России от 12.05.2003 N 28; далее – Правила), которые распространяются на работников автотранспортных организаций (АТП), автотранспортных цехов, участков, иных организаций, предоставляющих услуги по техническому обслуживанию, ремонту и проверке технического состояния автотранспортных средств (станции технического обслуживания, авторемонтные и шиноремонтные организации, гаражи, стоянки и т.п.), а также на предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров (далее – организации).
При направлении водителя в длительный рейс работодатель, кроме командировки и путевого листа, обязан установить водителю график движения по времени на движение и стоянку АТС исходя из норм соответствующих нормативных правовых актов. В графике должно быть указано время для отдыха и питания, места ночлега (п.2.3.1.9 Правил).
При составлении графиков необходимо учитывать, что работникам, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, не разрешается работа за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени по профессии или должности, непосредственно связанной с движением транспортных средств, а также работа с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.329 ТК РФ).
В соответствии с п.6 Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобилей (Приложение к Постановлению Минтруда России от 25.06.1999 N 16; далее – Положение) нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.
Если по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, водителям может устанавливаться суммированный учет рабочего времени (как правило, за месяц). Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.
Решение об установлении суммированного учета рабочего времени принимается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии – по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.7 Положения).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителям может устанавливаться не более 10 часов.
В случае когда при осуществлении междугородной перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 часов.
Если пребывание водителя в автомобиле предусматривается продолжительностью более 12 часов, в рейс направляются два водителя. При этом такой автомобиль должен быть оборудован спальным местом для отдыха водителя (п.8 Положения).
В состав рабочего времени водителя включаются (п.12 Положения):
– время управления автомобилем.
Ежедневная продолжительность управления автомобилем в течение периода ежедневной работы (смены) не может превышать 9 часов, а в условиях горной местности при перевозке пассажиров автобусами габаритной длиной свыше 9,5 метра и при перевозке тяжеловесных, длинномерных и крупногабаритных грузов не может превышать 8 часов.
При суммированном учете рабочего времени решением работодателя, согласованным с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом (а при их отсутствии – с работником), не более двух раз в неделю ежедневная продолжительность управления автомобилем может быть увеличена до 10 часов. При этом суммарная продолжительность управления автомобилем за две недели подряд не должна превышать 90 часов (п.13 Положения);
– время остановок для кратковременного отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах;
– подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с линии в организацию, а при междугородных перевозках – для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены;
– время проведения медицинского осмотра водителя перед выездом на линию и после возвращения;
– время стоянки в пунктах погрузки и разгрузки грузов, в местах посадки и высадки пассажиров, в местах использования специальных автомобилей;
– время простоев не по вине водителя;
– время проведения работ по устранению возникших в течение работы на линии эксплуатационных неисправностей автомобиля, а также регулировочных работ в полевых условиях при отсутствии технической помощи;
– время охраны груза и автомобиля во время стоянки на конечных и промежуточных пунктах при осуществлении междугородных перевозок, если такие обязанности предусмотрены трудовым договором (контрактом), заключенным с водителем (засчитывается водителю в рабочее время в размере не менее 1/3. Конкретная продолжительность времени охраны груза и автомобиля, засчитываемого водителю в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии – по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.16 Положения);
– время присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей (засчитывается в рабочее время в размере не менее 50%. Конкретная продолжительность времени присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей, засчитываемого в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии – по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.17 Положения);
– время в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Режим труда и отдыха, предусмотренный Положением, является обязательным при составлении графиков работы водителей. При междугородных перевозках грузов и пассажиров работодатель устанавливает водителю задание по времени на движение и стоянку автомобиля исходя из норм Положения.
Таким образом, законодатель устанавливает ограничения не по количеству рабочих часов, которые могут быть оплачены (оплачивается каждый час работы!), а по количеству рабочих часов, которые могут быть установлены водителю, направленному в междугородную поездку.
Если в соответствии с графиком движения работник, направленный в междугородную поездку, выполняет свои трудовые обязанности в дни, являющиеся выходными согласно графику работы, установленному на месяц (имеется в виду индивидуальный график работника, который может не совпадать с производственным календарем на соответствующий год), то работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Вместо отработанных выходных дней (оплаченных по двойным дневным или часовым тарифным ставкам) работнику (по его желанию) могут быть предоставлены другие дни отдыха (без оплаты).
Е.Воробьева
Ведущий эксперт
Подписано в печать
11.11.2004
“Бухгалтерское приложение к газете “Экономика и жизнь”, 2004, N 46

Вопрос по суточным, выплачиваемым водителям-дальнобойщикам.

Добрый день. Если поездки дальнобойщиков носят регулярный характер, должен быть установлен разъездной характер работы.
Размер и порядок возмещения расходов транспортная компания устанавливает самостоятельно. Размер суточных устанавливается локальным нормативным актом организации.

Здравствуйте. Достаточно разработать локальный акт и ознакомить водителей с ним.

Добрый день, Марина. Вполне подойдет локальный ненормативный акт. Лучше сего в форме коллективного трудового договора и приложения к нему с суммами (чтобы можно было суммы менять позднее путем оформления нового приложения).

Читать еще:  Встроенное нежилое помещение в жилом доме окоф

Здравствуйте! Посмотрите статью 166 Трудового Кодекса и постановление правительства РФ от 13.10.2008 года номер 749, Вам это должно помочь

Здравствуйте! Водители автотранспортных средств имеют особый характер работы. Их работа имеет разъездной характер или выполняется в пути.

В настоящее время действующее законодательство не содержит определения понятия “разъездная работа”. По мнению автора, под разъездной следует понимать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором – не имеет. Например, в случае, если водители выполняют работу в пределах города, их работа носит разъездной характер, а если они направляются в загородные маршруты, их работа происходит в пути.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, таким работникам устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами организации, а также могут определяться трудовым договором. Это также позволит документально подтвердить произведенные организацией расходы и избежать споров с контролирующими органами (ст. 252 НК РФ).

Рекомендуем работодателю также в коллективным договоре, соглашении или локальном нормативном акте утвердить конкретный перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

Следует отметить, что возмещение затрат водителю, предусмотренных ст. 168.1 ТК являются компенсационными выплатами и, соответственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В ст. 9 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, в соответствии с налоговым законодательством также не облагаются НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ).

Помимо компенсации в виде возмещения дополнительных расходов, связанных с разъездным характером работы, работодатель может установить надбавку в связи с особым характером труда. Надбавка, связанная с режимом работы, если она предусмотрена в трудовом договоре с работником, входит в систему оплаты труда и является частью зарплаты. Как правило, она устанавливается в процентах к тарифной ставке.

Поскольку она включается в систему оплаты труда, то на нее, в отличие от компенсационных выплат, начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Работодателю при установлении надбавок водителям автотранспортных средств следует руководствоваться федеральными отраслевыми соглашениями.

Например, согласно п.3.5 Федерального отраслевого соглашения по автомобильному и наземному пассажирскому транспорту на 2008 – 2010 гг. работодатель обязан начислять следующие доплаты и надбавки:

– за работу в ночное время – не менее 40% тарифной ставки (оклада)

– за особые условия и интенсивность труда водителям, кондукторам и рабочим, занятым ремонтом подвижного состава, в размере 24% тарифной ставки;

– за классность водителям 1 класса в размере 25%, водителям II класса – 10% установленной тарифной ставки за отработанное в качестве водителя время.

Суточные для сотрудников с разъездным характером работы

Водителю организации, занимающейся междугородными автомобильными перевозками по территории РФ, для компенсации расходов, связанных с разъездным характером работ, выдана под отчет сумма 2500 руб. Согласно представленным по возвращении из рейса авансовому отчету водителя и путевому листу в рейсе он был два дня и проехал 987 км. Положением о разъездном характере работы, в частности, установлено, что:

  • к профессиям и должностям работников, имеющим разъездной характер работы, отнесены водители;
  • при поездках на расстояние более 200 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за один рабочий день до рейса;
  • размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки:
    • 600 руб. – при поездках на расстояние от 200 до 300 км;
    • 900 руб. – при поездках от 300 км и выше;
  • основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист.

В трудовом договоре с водителем есть условие о разъездном характере работ. Сумму излишне выплаченных суточных водитель внес в кассу организации.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Правовую природу суточных в отношении служебных командировок еще в 2005 г. сформулировал Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, указав, что выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1, ст. 57 ТК РФ).

Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, от дальности рейса и др.

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным актом – положением о разъездном характере работы, а в трудовом договоре с водителем есть указание на этот характер работ.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 – 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту – списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм . Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 “Основное производство” на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).

Налог на прибыль организаций

Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ. Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Читать еще:  Возможна ли приватизация квартиры в неравных долях?

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае – в виде суточных), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, НК РФ не установлен. Следовательно, суточные, размер которых установлен локальным актом организации (трудовым договором), можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. “и” п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ , абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Так как в данном случае выплата суточных непосредственно связана с выполнением водителем своих трудовых функций, разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, то сумма суточных, установленная этим актом, НДФЛ и страховыми взносами не облагается (см. также Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).

Отметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ (не более 700 руб. в сутки за каждый день командировки на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) предусмотрено исключительно для расходов на командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). А служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что состав подлежащих возмещению расходов при служебной командировке и при разъездном характере работ совпадает (в частности, включает суточные), для целей налогообложения НДФЛ суточные при разъездном характере работ не нормируются и полностью (в размере, установленном локальным актом (трудовым договором) организации) не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России N 03-04-06/6-131).

Обращаем внимание на то, что в локальном акте организации должен предусматриваться именно порядок компенсации расходов, связанных со служебными поездками, а не “установление надбавки (доплаты)” за разъездной характер работы. В противном случае существует значительный риск спора с проверяющими, которые по формальным основаниям сочтут такие надбавки (доплаты) составной частью заработной платы, подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ
На дату выдачи денежных средств под отчет
Выданы под отчет денежные средства 71 50 2 500 Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета
Отражены расходы по оплате суточных 20 71 1 800 Путевой лист, Авансовый отчет
Внесена в кассу сумма излишне выплаченных суточных 50 71 700 Приходный кассовый ордер

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Заметим, что после 01.01.2013 по-прежнему обязательными к применению являются формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ). К таким документам относятся, в частности, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.).

Л.В.Гужелева, консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос по суточным, выплачиваемым водителям-дальнобойщикам.

Добрый день. Если поездки дальнобойщиков носят регулярный характер, должен быть установлен разъездной характер работы.
Размер и порядок возмещения расходов транспортная компания устанавливает самостоятельно. Размер суточных устанавливается локальным нормативным актом организации.

Здравствуйте. Достаточно разработать локальный акт и ознакомить водителей с ним.

Добрый день, Марина. Вполне подойдет локальный ненормативный акт. Лучше сего в форме коллективного трудового договора и приложения к нему с суммами (чтобы можно было суммы менять позднее путем оформления нового приложения).

Здравствуйте! Посмотрите статью 166 Трудового Кодекса и постановление правительства РФ от 13.10.2008 года номер 749, Вам это должно помочь

Здравствуйте! Водители автотранспортных средств имеют особый характер работы. Их работа имеет разъездной характер или выполняется в пути.

В настоящее время действующее законодательство не содержит определения понятия “разъездная работа”. По мнению автора, под разъездной следует понимать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором – не имеет. Например, в случае, если водители выполняют работу в пределах города, их работа носит разъездной характер, а если они направляются в загородные маршруты, их работа происходит в пути.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, таким работникам устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами организации, а также могут определяться трудовым договором. Это также позволит документально подтвердить произведенные организацией расходы и избежать споров с контролирующими органами (ст. 252 НК РФ).

Рекомендуем работодателю также в коллективным договоре, соглашении или локальном нормативном акте утвердить конкретный перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

Следует отметить, что возмещение затрат водителю, предусмотренных ст. 168.1 ТК являются компенсационными выплатами и, соответственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В ст. 9 Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, в соответствии с налоговым законодательством также не облагаются НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ).

Помимо компенсации в виде возмещения дополнительных расходов, связанных с разъездным характером работы, работодатель может установить надбавку в связи с особым характером труда. Надбавка, связанная с режимом работы, если она предусмотрена в трудовом договоре с работником, входит в систему оплаты труда и является частью зарплаты. Как правило, она устанавливается в процентах к тарифной ставке.

Поскольку она включается в систему оплаты труда, то на нее, в отличие от компенсационных выплат, начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Работодателю при установлении надбавок водителям автотранспортных средств следует руководствоваться федеральными отраслевыми соглашениями.

Например, согласно п.3.5 Федерального отраслевого соглашения по автомобильному и наземному пассажирскому транспорту на 2008 – 2010 гг. работодатель обязан начислять следующие доплаты и надбавки:

– за работу в ночное время – не менее 40% тарифной ставки (оклада)

– за особые условия и интенсивность труда водителям, кондукторам и рабочим, занятым ремонтом подвижного состава, в размере 24% тарифной ставки;

– за классность водителям 1 класса в размере 25%, водителям II класса – 10% установленной тарифной ставки за отработанное в качестве водителя время.

Порядок учета затрат на служебные поездки водителей предприятия

Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

ООО находится на общей системе налогообложения и имеет в штате водителей, сфера деятельности которых – доставка товара с разных населенных пунктов по всей России на склад ООО. Как правильно оформить расходы работодателю, связанные со служебными поездками водителей: как командировку или компенсацию всех расходов, связанных с разъездным характером работ? Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Выплаты водителям надбавки (доплаты) к заработной плате следует учитывать в составе расходов на оплату труда. Такие доплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Суммы возмещения работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при должном документальном подтверждении.

Обоснование вывода:

В общем случае работа водителя носит разъездной характер, а также является работой в пути. Работодатель обязан компенсировать водителю связанные со служебными поездками расходы, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, в том числе и суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства). Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. Указанные поездки командировками не являются (с данной позицией можно ознакомиться в материалах).

Вместе с тем существует и иной подход. Пример его представлен в письме Минфина России от 08.02.2005 N 03-05-01-04/21. Здесь сообщено, что если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Но если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данную поездку следует рассматривать служебной командировкой.

Налог на прибыль

Если работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, выплачивает водителям надбавки (доплаты) к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), то такие выплаты следует учитывать в составе расходов на оплату труда в силу ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153). При этом соответствующее условие выплаты надбавки (доплаты) должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Если же работнику выплачивается компенсация для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ), то эти выплаты не входят в систему оплаты труда, а являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87).

Глава 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку в нем упомянуты и иные расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом расходы должны быть осуществлены в служебных целях (направлены на извлечение доходов организацией).

Отметим также, что если из трудовых, коллективных договоров, локальных актов, должностных инструкций не следует, что работа сотрудников носит разъездной характер, то не исключено, что правомерность признания расходов, связанных с разъездным характером, налоговые органы не признают (письмо УФНС России по Хабаровскому краю от 22.03.2005 N 16-15/282-3265@). С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898).

Если организация компенсирует работнику фактически произведенные им расходы по разъездам, то для этого необходимы документы:

1) трудовой договор, в котором имеется указание на разъездной характер работы, а также на обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением работником его служебных обязанностей (либо дополнительное соглашение к договору);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

– перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

– размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

– порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (путевой лист, маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) авансовый отчет и платежные документы, подтверждающие произведенные расходы.

НДФЛ

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то на такие доплаты не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ и они подлежат обложению НДФЛ (ст. 41, ст. 207, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Если же работникам выплачиваются компенсации для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, то, по мнению Минфина России, они не подлежат обложению НДФЛ на основании положений п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и др.). При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 27.07.2018 N 03-04-06/53068).

Так, суточные, выплачиваемые сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230). При этом ограничение, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ в отношении необлагаемого размера суточных при командировках (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке), в данном случае не применяется, поскольку служебные поездки не признаются командировками. Суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903).

Страховые взносы

Компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Причем лимиты в 700 и 2500 руб., установленные для суточных по командировкам, к этим выплатам не относятся. Так, суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 19.04.2017 N 03-04-06/23538, от 14.04.2017 N 03-04-06/22286). Компенсируемые затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898, от 19.04.2018 N 03-15-06/26525).

В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В отношении страховых взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Перечень выплат, не подлежащих обложению взносами от НС и ПЗ, предусмотренный ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (Закон N 125-ФЗ), соответствует перечню выплат, не облагаемых страховыми взносами. Поэтому компенсационные выплаты для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами от НС и ПЗ в силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. В свою очередь, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

– Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

– Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;

– Энциклопедия решений. Путевой лист;

– Разъездная работа или командировка? (М. Кузьмина, “Актуальная бухгалтерия”, N 5, май 2011 г.)

– Вопрос: Чем отличается служебное поручение работнику, направляемому в командировку, от его трудовой функции? Может ли оно противоречить ей, ведь ТК РФ запрещает поручать выполнение работы, не обусловленной трудовым договором? (“Кадровик.ру”, N 11, ноябрь 2013 г.)

– Преимущества и недостатки “разъездных” и командировочных расходов (С.Н. Гордеева, “Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 6, ноябрь-декабрь 2010 г.);

– Вопрос: Организация находится на общем режиме налогообложения. Характер работы одного из сотрудников носит разъездной характер, что отражено в условиях трудового договора с ним. Работник направлен в служебную поездку в труднодоступную местность, в отдалении от населенных пунктов и пунктов питания. Со сторонним юридическим лицом, организующим питание своих сотрудников в этой труднодоступной местности, заключен договор по обеспечению горячим питанием сотрудника в организации. Возможно ли отнесение затрат, связанных с обеспечением работника горячими обедами, в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2017 г.)

– Вопрос: Работник регулярно выезжает в другие районы для выполнения работ непосредственно на производственных объектах, расположенных на значительном расстоянии от места работы (офиса). Время в пути занимает 1-2 суток. Согласно трудовому договору работнику установлен разъездной характер работы с суммированным учетом рабочего времени, учетный период – год; односменный режим работы, скользящие выходные дни; при работе на производственных объектах работодателя продолжительность дневной смены – 10 часов, при работе в офисе – продолжительность дневной смены 8 часов. Как должны оплачиваться и табелироваться “дни в пути” при разъездном характере работы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)

– Энциклопедия решений. Служебная командировка;

– Энциклопедия решений. Оформление служебной командировки;

– Энциклопедия решений. Оплата периода командировки;

– Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке;

– Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector