Квалификационные требования к пресс секретарю

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция пресс-секретаря

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция пресс-секретаря [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Пресс-секретарь относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность пресс-секретаря принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование, без требований к стажу работы.

1.3. Пресс-секретарь должен знать:

— Конституцию РФ, Закон «О средствах массовой информации», другие законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность средств массовой информации;

— принципы эффективного управления информацией;

— приемы и методы написания пресс-релизов и иных пресс-материалов;

— правила организации и проведения пресс-конференций, интервью и других мероприятий информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с информационным обеспечением деятельности организации;

— современные информационно-коммуникационные технологии (текстовые редакторы, электронные таблицы), принципы работы в сети Интернет, приемы использования мультимедийного оборудования;

— основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

На пресс-секретаря возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Формирование и поддержание положительного имиджа организации.

2.2. Организация пресс-конференций, брифингов и других мероприятий информационно-рекламного характера.

2.3. Осуществление подготовки и передачи в средства массовой информации текстов официальных сообщений, пресс-релизов, комментариев и разъяснений к ним.

2.4. Подготовка письменных и устных комментариев по запросам средств массовой информации относительно деятельности организации.

2.5. Создание и участие в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий).

2.6. Подготовка интервью, прямых эфиров, выступлений руководителей организации в средствах массовой информации.

2.7. Осуществление оперативного сбора и анализа материалов средств массовой информации и информационных агентств о деятельности организации.

2.8. Изучение тенденции изменения общественного мнения по вопросам деятельности организации.

2.9. Организация информационного обеспечения официальных мероприятий с участием представителей организации.

2.10. Подготовка ежедневных обзоров прессы.

2.11. Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности организации. Подготовка разъяснительных писем и опровержений.

2.12. Осуществление своевременного обновления информации на официальном Интернет-ресурсе организации.

2.13. Проведение переговоров с представителями средств массовой информации.

2.14. Налаживание рабочих контактов с ключевыми представителями средств массовой информации.

2.15. Ведение деловой переписки, проведение телефонных переговоров.

2.16. Ведение установленной технической документации, отчетов.

2.17. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Пресс-секретарь имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию выполняемой работы.

3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.6. На иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Пресс-секретарь несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция пресс-секретаря

«________»_____________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПРЕСС-СЕКРЕТАРЯ

1. Общие положения

1.1. Должность «Пресс-секретарь» относится к категории «Руководители».

1.2. Квалификационные требования — Полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист) и стаж работы по специальности — не менее 2 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:

· действующее законодательство и нормативные акты, регламентирующие деятельность предприятия;

· нормативно-правовые акты по вопросам массовой информации;

· нормативно-методические и другие руководящие документы в области профессиональной деятельности;

· основы рыночной экономики и предпринимательства, ведения бизнеса;

· основы маркетинга и менеджмента;

· организационную, производственную и социальную структуру, перспективы развития предприятия;

· теорию и практику работы с персоналом;

· формы и методы ведения рекламных кампаний;

· основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;

· основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературного и деловой речи;

· методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

· основы законодательства о труде;

· правила и нормы по охране труда;

1.4. Пресс-секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Пресс-секретарь подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ (должность прямого руководителя).

1.6. Пресс-секретарь руководит работой _ _ _ _ _ _ _ (название подразделения или должность подчиненного).

1.7. Пресс-секретарь во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Осуществляет координацию системы взаимосвязей и непосредственно связей руководителя и предприятия с общественностью в соответствии с установленными требованиями и порядка, а также взаимоотношений руководителя с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами, разрабатывает соответствующие меры и планы развития таких взаимосвязей.

2.2. Проводит информационные программы с целью информирования законодателей, средств массовой информации и широкой общественности о планах, достижениях и принципы деятельности руководителя и предприятия в целом.

2.3. Организует пресс-конференции, встречи с рабочими коллективами, общественностью, выступления в средствах массовой информации руководителей предприятия.

2.4. Готовит соответствующие материалы для прессы, заявления, информацию, сообщение.

2.5. Контролирует материалы средств массовой информации с целью проверки правильности отображения информации, которая выходит из предприятия.

2.6. Доводит до сведения всех заинтересованных служб, сторонних организаций и отдельных лиц содержание протоколов и принятых решений.

2.7. Обеспечивает контакты с соответствующими подразделениями министерств, других органов исполнительной власти по обмену информационными материалами.

2.8. Предоставляет средствам массовой информации материалы о деятельности предприятия.

2.9. Проводит переговоры относительно контактов с представителями газет, журналов, радио, телевидения, спортивных и культурных организаций.

2.10. Участвует в подготовке и выпуске рекламно-информационных изданий, которые способствуют расширению международных и межотраслевых связей.

2.11. Обеспечивает координацию связей и непосредственно осуществляет связь с периодическими изданиями (газетами, журналами).

2.12. Осуществляет сотрудничество с соответствующими пресс-службами других предприятий.

2.13. Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия.

2.14. Прослеживает процесс получения нужной информации, контролирует полноту ее поступления.

2.15. Помогает руководителю предприятия в соблюдении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей.

2.16. В случае необходимости сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя задачи и обязанности, вытекающие из конкретных обстоятельств.

2.17. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.18. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3.1. Пресс-секретарь имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Пресс-секретарь имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Пресс-секретарь имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Пресс-секретарь имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Пресс-секретарь имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Пресс-секретарь имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Пресс-секретарь имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Пресс-секретарь имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Пресс-секретарь имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4.1. Пресс-секретарь несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Пресс-секретарь несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Пресс-секретарь несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Пресс-секретарь несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Пресс-секретарь несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Пресс-секретарь несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Пресс-секретарь несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 20.. г. __________________ ______________________

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 6, июнь 2009

Другие
наши издания

• 
• 
• 

Рубрики в номере

О должностях служащих «секретарь» и «пресс-секретарь»: новые требования

Рубрика «Профессия»

Л.Ф. Яновская, экономист

Квалификационная характеристика должности «Секретарь» (код по ОКПД[1] — 24658) включена в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики»[2], разд. III «Другие служащие» постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29[3].

Этим же постановлением из ОКПД исключены позиции «Секретарь-машинистка» (код по ОКПД — 24676), «Секретарь-стенографистка» (код по ОКПД — 24697) и «Стенографистка» (код по ОКПД — 24875).

Все вышеперечисленные должности относятся к категории 3 по ОКПД -другие служащие.

Следует обратить внимание, что вышеуказанным постановлением уточнена редакция квалификационных требований, предъявляемых к лицам, претендующим на занятие должностей «Секретарь приемной руководителя» и «Секретарь-референт», и изложена следующим образом: «Квалификационные требования. Высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы».

Данные должности относятся к категории 2 по ОКПД — специалисты.

Кроме того, этим же постановлением в выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», раздел I «Руководители» включена квалификационная характеристика должности «Пресс-секретарь» (код по ОКПД — 24422).

Квалификационные характеристики должностей «Секретарь» и «Пресс-секретарь» приведены ниже.

Секретарь

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений). Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей. Организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно­переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно­переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Пресс-секретарь

Должностные обязанности. Осуществляет сбор и профессиональную подачу информации в средства массовой информации о деятельности организации (учреждения). Получает в установленном порядке сведения и материалы, необходимые для информирования общественности. Осуществляет подготовку, распространение и контроль над публикацией материалов организации (пресс­релизы, сообщения, заявления, интервью и пр.). Организует пресс­конференции, брифинги, встречи за «круглым столом» и пр. Участвует в оперативном и перспективном планировании информационного обеспечения организации (учреждения). Пропагандирует деятельность организации в средствах массовой информации. Информирует руководителя организации (учреждения) по всему кругу вопросов общения со средствами массовой информации. Соблюдает конфиденциальность информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной. Взаимодействует с отечественными и зарубежными средствами массовой информации. Организует работу интернет-сайта организации (учреждения) и несет ответственность за размещение информации, ее оперативность, актуальность и достоверность. Ведет переписку по вопросам, входящим в его компетенцию. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие документы, определяющие направления и перспективы деятельности организации; структуру и взаимодействие структурных подразделений организации, технологию производства, ассортимент продукции (работ, услуг) и др.; методологию осуществления связей с общественностью; методы организации и проведения мероприятий по связям с общественностью; структуру и функции средств массовой информации; порядок организации и подготовки пресс­релизов, брифингов, пресс­конференций, информационных сообщений и пр.; принципы основных видов связей с общественностью, правила ведения деловой переписки; информацию, являющуюся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования; методы обработки информации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, законодательство о труде; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование и опыт работы в сфере информации не менее 3 лет или высшее образование и опыт работы со средствами массовой информации не менее 5 лет.

[1] ОКПД — Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с последующими изменениями и дополнениями.

[2] Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики» утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями.

[3] Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29 «О внесении дополнений и изменений в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и дополнений и изменений в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96)».

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 6 (101), июнь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Перечень основных обязанностей пресс-секретаря

Из названия профессии пресс-секретаря следует, что основная его функция сводится к общению с прессой. Но данная обязанность не ограничивает круг действий этого специалиста. Первостепенные функции пресс-секретаря сводятся к 5 пунктам.

• Связь с общественностью – СМИ, партнеры, представительства собственной компании, крупные заказчики – все официальное окружение бренда. Освещение событий, подготовка ожиданий со стороны журналистов, проведение встреч.
• Информационная составляющая – подготовка материалов, новостей, презентаций.
• Организационная область действий. Пресс-секретарь сверяется с графиком нанимателя, чтобы выстроить грамотный план его важных встреч/переговоров.
• Представительство бренда.
• Контроль наполнения информационного сайта.

Организация настроения на основном информационном поле и создание положительного общественного мнения – основные функции пресс-секретаря. Есть дополнительные обязанности.

Второстепенные задачи

Так, специалист по связям со СМИ и общественностью, в обязательном порядке должен:

• Следить за работой сотрудников департамента – распределять обязанности, контролировать исполнение.
• Вычитывать материал (интервью, обращения руководителя) перед подачей его в тираж.
• Планировать будущих деловые мероприятия.
• Налаживать сотрудничество с журналистами.
• Готовить релизы.
• Согласовывать элементы бренд-бука, характер представляемой публике печатной информации.
• Давать справки о графике работы руководства.

Возможные дополнительные функции

Пресс-секретарю поручают ведение архива публикуемых материалов, анализ реакций общественности на освещаемые новости компании – количество обязанностей определяет конкретный работодатель. На этого сотрудника могут быть возложены ответственные задачи:

• по планированию ребрендинга;
• мониторингу ситуации на рынке средств массовой информации;
• формированию базы представителей прессы;
• работе с общественными/благотворительными организациями.

Пресс-секретарь может проводить брифинги с сотрудниками отдела рекламы, брендинга, маркетинга. Он может развивать корпоративный сайт компании или контролировать корректность отображаемой на нем информации.

Знания и навыки в каких сферах могут потребоваться?

Широкий спектр обязанностей пресс-секретаря, его большая ответственность за имидж работодателя задает высокие требования к его личности, профессиональной подготовке. Что до знаний, без которых невозможно состояться в профессии, то их круг можно очертить списком на 5 пунктов.

• Основы предпринимательства. Специалист по связям должен четко понимать структуру рынка, на котором функционирует компания.
• Навыки журналиста или копирайтера. Грамотно формулировать мысли, представлять товар работодателя в самом выгодном свете.
• Управленческие компетенции. Это не только представитель, но и организатор, менеджер, PR-эксперт.
• Знание приемов эффективной рекламы в различных сферах деятельности компании.
• Умение четко выстраивать план выступлений.

Из полезных личностных качеств надо выделить стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение вести диалог, налаживать отношения с широкой аудиторией. Хорошая дикция, грамотное письмо, развитая память, привычка выглядеть опрятно/авторитетно только ускорит карьерный рост специалиста.

Требования к образованию как один из критериев отбора кандидатов

Самостоятельного профиля пресс-секретаря в России де-факто нет. Но освоить эту профессию можно и через другие специальности. В нашем вузе это профили факультета управления, специальности корпоративного психолога, спортивного менеджера, маркетолога, менеджера по рекламе (digital и классической).

Пресс-секретарями с обширной сферой полномочий становились наши выпускники факультета бизнеса, экономисты, финансовые менеджеры. В управленческих компетенциях мы лучшие. Это подтверждено на самом высоком уровне (первое место рейтинга управленческих специальностей).

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:
Телефон: +7 (495) 800 10 01

График работы приёмной комиссии:
Пн – Пт: 08:30 – 22:10;
Сб – Вс: 10:00 – 17:00;