Провоз багажа в командировке

Входит ли оплата багажа в командировочные расходы

Так как данные расходы понесены работником не с целью выполнения им задания руководителя в рамках командировки, а с целью сохранности его личного имущества, относить их в состав командировочных расходов организации, по нашему мнению, не представляется возможным. Расходами, в таком случае могут быть затраты организации на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях (но только при надлежащем документальном оформлении). На заметку! Нужно учитывать, что командировочные расходы должны удовлетворять требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (быть обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтвержденными).

Расходы на провоз багажа в командировке

Можно ли возместить командированному работнику расходы на провоз багажа

Для целей страховых взносов и НДФЛ это дополнительные расходы в командировке, которые связаны с трудовыми обязанностями. А такие выплаты не облагаются взносами и НДФЛ. Данный вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 и части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г.

ФЗ, а также подпункта 2 пункта 1 и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. На практике проверяющие из фондов пытаются доначислить страховые взносы, даже если компенсация платы за упаковку багажа прописана в локальных документах и есть чеки.

Но в суде такие претензии не находят поддержки. Об этом свидетельствует арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № А73-9809/2013, Западно-Сибирского округа от 16 января 2014 г.

Проблемные командировочные расходы

Данные дополнительные расходы произведены командированным работником с разрешения работодателя. По какому виду расходов и КОСГУ следует произвести оплату работнику казенного учреждения расходов за провоз сверхнормативного багажа при нахождении в командировке? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2015 г.);- Вопрос: По какому коду классификации операций сектора государственного управления следует отражать расходы по оплате сверхнормативного багажа, возникшие у сотрудника бюджетного учреждения, находящегося в служебной командировке? («Финансовая газета», N 39, сентябрь 2009 г.);- Вопрос: Электронный билет (маршрут-квитанция пассажира) включает в себя отдельной строкой сборы авиакомпании — топливный сбор (YQ).

Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле: СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком где:

• СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
• ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п.

2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

О расходах на командировки

Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч.
2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Возмещение расходов, связанных с командировкой Согласно ст.

Обоснование вывода:При осуществлении расходов, связанных с командированием работников (служащих) государственных (муниципальных) учреждений, государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, виды расходов необходимо определять, руководствуясь общими положениями п. 5.1.1 раздела III «Классификация расходов бюджетов» Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н)*(1).Приказом Минфина России от 01.12.2015 N 190н внесены изменения в Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н). Изменения, вносимые в Указания настоящим приказом, применяются при составлении и исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации начиная с бюджетов на 2016 г.

Входит ли оплата багажа в командировочные расходы

Обоснование 1.Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Какие расходы нужно возместить 86.69666 (6,7,8,9,21) Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.* Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г.

№ 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст.
НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.
В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

• В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст.

Входит ли багаж в командировочные расходы

В любом случае конкретный перечень расходов, которые организация возмещает командированным сотрудникам, закрепите в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Расходы на упаковку засчитываете в суточные Проще учесть расходы, если во внутренних документах написано, что стоимость упаковки багажа входит в размер суточных. Тогда никакие подтверждающие документы о потраченных суммах не понадобятся.
И повода для спора с проверяющими не будет. А размер выплачиваемых суточных может быть любой – право организации прописать его в локальных документах. И всю сумму расходов в пределах установленного лимита можно учесть при расчете налога на прибыль.
Также в пределах размера, установленного внутренними документами организации, суточные не облагаются страховыми взносами.

Вопрос В командировку работник ехал по приобретённому билету эконом класс базовый, по которому предусмотрено только провоз ручной клади до 10 кг. Работник провозил ручную кладь 8кг. и багаж 12кг, за что с него дополнительно взяли 2000 руб.

В локальном акте у нас прописано — возмещение расходов за провоз багажа, можем ли мы оплатить работнику этот перерасход по норме или нужно ссылаться на ст.252 НК РФ- все расходы д.б. экономически обоснованы? Работник утверждает, что он вёз вещи, необходимые для командировки. Ответ Да, можете. Так как возмещение командированному работнику расходов на провоз багажа предусмотрено локальным нормативным актом, компенсируйте сотруднику данные расходы и учтите их в прочих расходах при расчете налога на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Проблемные командировочные расходы

Автор: Ирина Стародубцева , аудитор-эксперт
RosCo — Consulting & audit

Одним из сопутствующих видов расходов, возникающих в случае проездки работника в командировку на личном автомобиле, являются расходы на оплату услуг автостоянки (парковки).

В установленном пп.12 п.1 ст.264 НК РФ перечне командировочных расходов, расходы на парковку автотранспортных средств прямо не поименованы.

С одной стороны, налогоплательщик может в локальном документе, регламентирующем перечень и размер компенсаций при направлении работника в командировку, прописать обязанность возмещения расходов на оплату услуг платной автостоянки. С другой стороны, командировочные расходы в целях исчисления налога на прибыль, кроме документального подтверждения, должны иметь экономическое обоснование. Доказать экономическую оправданность подобных затрат поможет расписание движения общественного транспорта до аэропорта (вокзала), экономия стоимости поездки (и, соответственно, парковки) на личном автомобиле по сравнению с такси.

При использовании личного имущества (автомобиля) работнику может быть выплачена компенсация. Однако, как отмечено в статье «Компенсация за использование личного автомобиля работника» (опубликована на сайте 24.06.2014 г.) реальные расходы работника зачастую превышают законодательно предусмотренный норматив (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92, далее по тексту — Постановление №92).

Рассмотрим порядок налогообложения расходов на парковку автомобиля при различных вариантах взаимоотношений с работником с учетом того, в чьей собственности находится транспортное средство:

Налоги

Расходы на парковку

личного автомобиля

служебного автомобиля (учтен на балансе работодателя)

Налог на прибыль

1)При заключении договора аренды.

Расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в командировке, учитывается в составе расходов при условии документального оформления и обоснования (Письмо Минфина РФ от 29.11.2010 г. №03-03-06/1/742).

2)Выплата компенсации за использование личного транспортного средства.

В нормируемую величину компенсации уже входят расходы на парковку (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239, УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

Согласно Постановлению №92 нормы составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

— до 2000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц;

— свыше 2000 куб. см — 1 500 руб. в месяц.

3)Выплата в качестве командировочных расходов.

Расходы на оплату услуг парковки в целях исчисления налога на прибыль не относятся к командировочным расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Признание подобных расходов (даже при соответствующем экономическом обосновании и документальном подтверждении) на практике вызывает претензии со стороны налоговых органов.

Отстаивать подобные расходы налогоплательщику приходится в судебном порядке (Постановления ФАС Московского округа от 27.03.2013 г. №А40-61548/12-90-349, Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010).

Расходы на платную автостоянку учитываются на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (Письмо Минфина РФ от 27.04.2006 г. №03-03-04/1/404, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010).

1)При заключении договора аренды.

В этом случае облагается страховыми взносами вознаграждение в части оказания услуг по управлению транспортным средством (за исключением, страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если это предусмотрено договором аренды с экипажем — п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона №212-ФЗ, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона №125-ФЗ). В том случае если в договоре аренды отдельно не выделена стоимость услуг по вождению, то, по мнению контролирующих органов, страховыми взносами облагается вся сумма, указанная в договоре.

2)Выплата компенсации за использование личного транспортного средства.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между работником и страхователем (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.

3)Выплата в качестве командировочных расходов.

Поскольку расходы на парковку автомобиля не подпадают под определение командировочных расходов (ч. 2 ст. 9 Закона №212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона №125-ФЗ), то они облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (Письмо Минтруда РФ от 17.04.2014 г. №17-4/В-158).

Нет объекта обложения страховыми взносами (ст.7 Закона №212-ФЗ, ст.20.1 Закона №125-ФЗ).

1)При заключении договора аренды.

Арендные платежи, выплачиваемые арендатором (работодатель выполняет функцию налогового агента) облагаются НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 25.12.2012 г. №03-04-06/3-366, Определение ВАС РФ от 15.05.2013 г. №ВАС-5640/13).

2)Выплата компенсации за использование личного транспортного средства.

Суммы компенсаций, выплаченные работникам за использование автомобиля в производственных целях, не облагаются НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ).

3)Выплата в качестве командировочных расходов.

Поскольку расходы на парковку автомобиля не подпадают под определение командировочных расходов, то оплата парковки облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 25.04.2013 г. №03-04-06/14428).

Нет облагаемого дохода (ст.210 НК РФ).

Расходы на аренду автомобиля

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке, работник может арендовать автомобиль. Можно ли признавать данные расходы в целях исчисления налога на прибыль?

Как свидетельствует арбитражная практика, основные претензии налоговых органов сводятся к отсутствию производственной необходимости в аренде автомобиля:

Реквизиты судебного решения

Вердикт суда

Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 г. №А03-15651/2013, Решение арбитражного суда Алтайского края от 07.03.2014 г. №А03-15651/2013

НК РФ не конкретизирует способ и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

Таким образом, расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.

Решение арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 г. №А54-2673/2013

Ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.

В обоснование своей позиции налогоплательщик указал на то, чтосотрудниками компании был выбран наиболее экономически выгодный и эффективный с точки зрения экономии рабочего времени способ передвижения в деловой поездке. В случае предложения способа передвижения на общественном транспорте сроки поездки были бы увеличены.

Таким образом, у налогоплательщика должны быть в наличии соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. Такими документами могут являться:

а) договор аренды;

б) акт о передаче автомобиля;

г) иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду (Письмо Минфина РФ от 29.11.2010 г. №03-03-06/1/742). В этих случаях НДФЛ не уплачивается.

Расходы на упаковку багажа и услуги камеры хранения

При отправлении работника в командировку может возникнуть необходимость упаковки багажа (например, для упаковки служебной документации), а также потребность в услугах камеры хранения.

Как было отмечено в разъяснениях главного специалиста-эксперта отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России Д.В. Осипова от 20.10.2008, перечень расходов на командировки, учитываемых в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, является открытым. На основании этого, был сделан вывод о возможности учета в налоговых расходах оплаты за пользование командированным работником камерой хранения (при условии обоснованности и документального подтверждения). В качестве примера приведена ситуация, когда по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Однако, как свидетельствует арбитражная практика, специалисты ПФР и ФСС РФ доначисляют страховые взносы с подобных выплат.

Пример №1.

Согласно Положению о служебных командировках работников, ООО «Лютик» компенсирует сотрудникам расходы на проезд такси и расходы на упаковку багажа. В ООО «Лютик» издан приказ, согласно которому в связи со спецификой выполняемых работ и применяемого для их выполнения дорогостоящего и тяжелого специального оборудования работникам компенсируются расходы на упаковку багажа и услуги камеры хранения.

При проведении проверки ПФР доначислило страховые взносы на стоимость расходов на упаковку багажа и услуг камеры хранения.

При разрешении спора в судебном порядке (Решение арбитражного суда Хабаровского края от 19.08.2014 г. №А73-7741/2014) было отмечено, что работники являются материально-ответственными лицами, обеспечивающими сохранность товарно-материальных ценностей (оборудования), используемого для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Установленные расходы работников во время нахождения в служебных командировках подтверждены авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками.

И вердикт суда — понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг проезда такси подтверждены соответствующими документами, спорные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к иным расходам, произведенным работниками с разрешения или ведома работодателя. Таким образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

А в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 г. №А27-6171/2013 судьи пришли к следующему выводу: понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг камеры хранения подтверждены соответствующими документами, спорные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к иным расходам, произведенным работниками с разрешения или ведома работодателя. В рассматриваемом случае возмещение расходов на упаковку багажа, камеру хранения, предусмотрено Положением о командировках.

И вердикт суда — оспариваемые расходы по упаковке и хранению багажа, перевозимого работниками при направлении в командировку, произведены с согласия работодателя, оформлены в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете и, следовательно, относятся к связанным со служебными командировками расходам, не подлежащим обложению страховыми взносами (ст.9 Закона №212-ФЗ).

Статья актуальна на 25.02.15